Consejos desde el campo
Los festivales locales y los eventos comunitarios no solo atraen público, sino que también generan actividad económica para las empresas y los hogares de toda la región. Pero, ¿cómo se mide su impacto de forma fiable?
El impacto económico tiene tres niveles. Los efectos directos son el cambio inicial en la economía; en el caso de festivales y eventos, esto se traduce en el gasto de los asistentes, tanto en el evento en sí como en los negocios cercanos. Los efectos indirectos e inducidos capturan las repercusiones que se derivan de ese cambio.
Las repercusiones reflejan la actividad económica de los negocios de toda la región, incluso de aquellos que nunca reciben a un solo asistente al festival. Un contable local, por ejemplo, puede que no tenga clientes que visiten el festival, pero sí podría prestar sus servicios al dueño de un restaurante que sí los tenga.
¿Qué es el impacto económico?
El impacto económico mide el cambio total en la actividad económica resultante de un evento o inversión. Incluye los efectos directos (gasto inicial), los efectos indirectos (actividad entre empresas que genera dicho gasto) y los efectos inducidos (gasto de los empleados cuyos salarios dependen de esa actividad). En conjunto, estos efectos se conocen comúnmente como el «efecto multiplicador».
1. Ten claro qué estás midiendo.
Para muchos eventos comunitarios, con solo medir el impacto directo (es decir, el gasto de los asistentes) es suficiente para justificar el valor de un festival o evento. Sin embargo, si se desea obtener una visión completa del impacto, se necesita un modelo de insumo-producto como IMPLAN, que calcula los efectos indirectos e inducidos.
Tip: Antes de iniciar un estudio, decide qué nivel de análisis necesita realmente tu comunidad. Conocer tu propósito desde el principio (por ejemplo, informes de subvenciones, captación de patrocinadores, planificación presupuestaria) te ayudará a invertir el tiempo y los recursos adecuados.
¿Qué es IMPLAN?
IMPLAN es una herramienta de modelado de insumo-producto ampliamente utilizada por economistas e investigadores para estimar cómo el gasto en un sector de la economía afecta a otros. Se basa en datos específicos de la industria para calcular los efectos indirectos e inducidos.
2. Cuenta a tus visitantes con cuidado y ten un plan.
En algunas situaciones, determinar el número de visitantes es sencillo. Los eventos con entrada facilitan el seguimiento de la asistencia. Los eventos con puertas abiertas —como algunas ferias locales o festivales de arte— dificultan la medición de la asistencia. Existen cinco enfoques principales:
- Recuento de emisión de entradas y/o inscripciones
- recuentos de puertas
- La multitud cuenta
- El cielo cuenta
- Analítica móvil
Varios de estos métodos requieren un plan para contabilizar a los asistentes. Esto suele lograrse mediante recuentos programados. Por ejemplo, los voluntarios cuentan a las personas que entran durante los primeros 15 minutos de cada hora.
Un plan de muestreo garantiza la recopilación de información en diferentes momentos del festival o evento, ya que la asistencia puede ser alta el sábado por la mañana y baja el domingo por la tarde. Sin embargo, siempre existe un equilibrio entre el esfuerzo de conteo y la precisión. Realizar más sesiones de conteo aumentará la precisión, pero también requerirá más recursos.
TipElabore su cronograma de conteo antes del evento, no durante el mismo. Planifique sus inscripciones, asigne voluntarios a franjas horarias específicas y designe a alguien para que supervise si los conteos se están realizando según lo previsto.
3. Encuesta sobre el gasto de los visitantes
Los estudios de impacto económico suelen utilizar una encuesta a los visitantes para determinar el gasto por persona. Los métodos de encuesta pueden variar según el tipo de festival o evento:
- Intercepción en persona (En papel o electrónico): Se contratan encuestadores para abordar a los asistentes al evento. La ventaja de este método es que se puede controlar el número de encuestas: se contrata a un encuestador para que recoja 15 encuestas y este continúa trabajando hasta alcanzar esa cifra. La desventaja es que se necesita reclutar y coordinar a suficiente personal, ya sea remunerado o voluntario.
- OnlineEste método funciona bien si tienes acceso a direcciones de correo electrónico o cuentas de redes sociales que lleguen a la población visitante. Si bien es fácil de implementar, no puedes controlar la cantidad de respuestas y debes evitar el sesgo de muestreo (por ejemplo, ciertas edades podrían estar más presentes en Facebook que en TikTok).
- Híbrido: Una combinación de ambos enfoques.
Al igual que con el conteo de visitantes, un plan de muestreo es fundamental. El gasto de los visitantes puede variar significativamente según la hora del día y el día de la semana. Si su festival abarca varios días o actividades, recopile encuestas en todas ellas. Una celebración local con un concierto el sábado por la noche y un desfile el domingo por la tarde probablemente atraerá a visitantes con perfiles demográficos y patrones de gasto muy diferentes. Para garantizar la precisión estadística, Extension recomienda establecer como objetivo recopilar 400 encuestas, dependiendo del tamaño del evento.
Tip: No lance su encuesta sin un plan de muestreo. Planifique cuándo y dónde recopilará las encuestas antes de que comience el evento y haga un seguimiento de su progreso durante el mismo para poder realizar ajustes si un momento o lugar en particular está subrepresentado.
¿Qué es el sesgo de muestreo?
El sesgo de muestreo se produce cuando las personas encuestadas no representan con precisión a la totalidad de los asistentes. Por ejemplo, encuestar únicamente a las personas cercanas al escenario principal o recopilar las encuestas solo el sábado por la noche podría distorsionar las estimaciones de gastos. Un buen plan de muestreo distribuye la recopilación de encuestas en diferentes momentos, lugares y tipos de visitantes.
4. Capacita a tu equipo antes de comenzar a recopilar datos.
El coordinador local es fundamental en este proceso. El Servicio de Extensión recomienda encarecidamente identificar a una persona —ya sea un coordinador contratado o un miembro del personal— que tenga sólidas conexiones con la comunidad, sea responsable y meticulosa, y pueda supervisar el proyecto sobre el terreno. Esta persona debe recibir capacitación sobre su función y responsabilidades antes del evento.
Los encuestadores también necesitan capacitación. Si bien recopilar encuestas parece sencillo, existen criterios importantes y buenas prácticas. Por ejemplo, una encuestadora podría sentirse más cómoda abordando a mujeres asistentes, pero para evitar sesgos, se debe encuestar por igual a hombres y mujeres.
Tip: Considere la capacitación de coordinadores y encuestadores como un paso indispensable. La calidad de sus datos depende de una recopilación consistente e imparcial, y para ello se requieren personas que comprendan la importancia del protocolo, no solo qué hacer.
5. Comparte lo que encuentres
La necesidad de contar con un plan e incorporar una metodología adecuada no termina con la recopilación de datos. Existen pasos cruciales que deben seguirse al transformar los datos brutos en datos resumidos para compartirlos con la comunidad. Además, un informe bien redactado que resuma los resultados ayuda a la comunidad a comprender las conclusiones y a actuar en consecuencia. Los datos sobre el impacto económico son más valiosos cuando quienes toman las decisiones pueden utilizarlos de manera efectiva.
Tip: Antes de escribir, piensa en tu público objetivo. Un informe para una entidad financiadora de subvenciones es diferente de un documento de una página para una presentación municipal. Si tienes varios públicos, considera crear más de un formato.
Obtenga más información sobre el análisis del impacto económico de festivales y eventos.
Los festivales y eventos generan orgullo comunitario por lo que hace que un lugar sea único y especial, y la gente sigue buscando experiencias y actividades. Sin embargo, organizar un evento comunitario exitoso requiere considerar diversas consideraciones. Los organizadores de festivales y eventos se enfrentan a preguntas desafiantes, como:
- ¿Hay visitantes de fuera de su comunidad que gasten dinero durante el evento?
- ¿Cómo se benefician los negocios locales de su festival o evento, incluso si los visitantes del evento no compran en esos negocios?
- ¿Qué estrategias de marketing le ayudarán a hacer crecer su evento de forma sostenible?
- ¿Cómo se gestiona la salud financiera y las relaciones con los patrocinadores de un evento?
- ¿Cómo se implementan los protocolos de salud y seguridad en el futuro?
¿Cómo puede ayudar la extensión?
Extension ha llevado a cabo docenas de estudios de impacto económico para festivales y eventos en todo Minnesota, desde eventos comunitarios locales como el Exhibición de autos clásicos en Henderson a eventos con atractivo nacional como La maratón de la abuelaOfrecemos modelado económico, diseño de encuestas, estrategia de muestreo, análisis de datos e informes. También podemos capacitar a coordinadores y encuestadores locales.
Además, Extension, en colaboración con la Universidad de Minnesota Duluth, ha creado recientemente un Herramienta de evaluación del impacto comunitario para festivales o eventos.Si la recopilación de datos supone un obstáculo para su festival o evento, esta puede ser una opción para su comunidad.
Para obtener más información, póngase en contacto Brígida Tuck or Xinyi QianTambién puedes ponerte en contacto con tu educador regional local.